Witam Was, drodzy czytelnicy. Witam po dłuższej przerwie w aktywności na tym blogu. Przerwa ta wynikała z wielu powodów, m.in. intensywnej pracy nad moją książką, do lektury której zachęcam. Nie wdając się w dalsze szczegóły, jest mi niezmiernie miło wrócić do pisania. Jednocześnie obiecuję poprawę w zakresie częstotliwości pojawiania się nowych wpisów.
W ostatnim czasie odkryłem nową dla mnie formę przekazywania informacji biznesowej. Ma ona na rewolucyjny charakter, bowiem zmienia nie tylko sposób przekazywania informacji, ale i sposób jej przygotowania, dyskusji oraz podejmowania decyzji. Tym samym, może istotnie zmienić sposób pracy całej organizacji.
Tą formą jest dokument. Ale nie byle jaki dokument. O jego specyficznych cechach napiszę za chwilę. Format tego dokumentu został stworzony w przedsiębiorstwie Amazon ok. 2004 r. Jego wykorzystanie ocenia się jako wysoce skuteczne podejście do prowadzenia spotkań. Według mojej obserwacji, jego wdrożenie w organizacji znacząco zmienia dynamikę komunikacji i współpracy. Ma to miejsce niezależnie od tego, czy spotkanie, na które przygotowano ten dokument dotyczy budżetu, nowej inwestycji, jest spotkaniem 1 na 1 czy burzą mózgów.
Forma ta, na pierwszy rzut oka, ma charakter zwykłego dokumentu tekstowego. Jest on na ogół mocno okraszony danymi (najczęściej w formie tabel lub prostych wykresów). Dokument ten składa się z od 1 do 6 stron właściwej treści i ewentualnie od kilku do kilkunastu stron załączników. Cechuje go ściśle określona i przemyślana struktura (o czym za chwilę).
Co jest takiego szczególnego w tej formie przekazu?
Zasadniczo trzy rzeczy. Po pierwsze, sposób przygotowania. Ma on charakter zespołowy i odbywa (a przynajmniej powinien odbywać się) w narzędziu umożliwiającym kolaborację, np. Google Docs. Zazwyczaj w takim procesie występuje lider (osoba lub zespół), która określa strukturę dokumentu i nadzoruje proces jego przygotowania. Do procesu zapraszane są osoby z innych zespołów, poprzez wywołanie ich w komentarzach. Najczęściej proszone są o dodanie, uzupełnienie lub weryfikację informacji.
Po drugie, specyficzny jest przebieg spotkania, na którym korzystamy z takiego dokumentu. Każdorazowo, poświęca się na nim od 20 do 30 minut na lekturę. Dzięki temu, uczestnicy wdrażają się w prezentowaną materię bezpośrednio na spotkaniu. Z drugiej strony, od razu w trakcie lektury mogą np. komentować treść, zadawać pytania autorom lub innym osobom.
Po trzecie, podejmowanie działań po takim spotkaniu jest również odnotowywane w dokumencie. Kto ma co zrobić, lub jakiej wiedzy potrzebujemy aby podjąć decyzję. Ma to miejsce znowu np. w formie komentarzy, z wywołaniem konkretnych osób. Wykorzystując do tego np. rozwiązanie Google Suite, informację o takim wywołaniu dana osoba otrzymuje bezpośrednio na skrzynkę e-mail.
Co daje wdrożenie tej formy przekazywania informacji?
W mojej ocenie, metoda ta zapewnia usprawnione podejście do komunikacji wewnętrznej. Pomaga różnym zespołom, o różnym stopniu zrozumienia danego tematu szybko nadrobić braki w wiedzy i efektywnie kolaborować. Jest to bardzo skuteczne narzędzie, wspomagające proces podejmowania decyzji.
Konkretne zalety tej formy komunikacji to:
Szansa przedstawienia szczegółowej narracji. Złożone koncepcje są zaprezentowane w uporządkowany i kompleksowy sposób.
Zmuszenie do przeczytania dokumentu. Dzięki temu, uczestnicy spotkania chętniej krytycznie angażują się w treść i problem.
Zwiększenie efektywności spotkań. Wszyscy uczestnicy mają taką samą szansę zaznajomić się z tematem spotkania.
Dokładne przygotowanie treści. Forma dokumentu wymusza bardzo dokładne przygotowanie ze strony prezentujących.
Aktywny udział w spotkaniu. Forma zachęca do aktywnego uczestnictwa i angażowania się w dyskusję.
Uważam, że wdrożenie tej formy może przynieść oszczędności czasu i zasobów organizacji. Ma to miejsce dzięki redukcji liczby spotkań potrzebnych do podjęcia decyzji. Nadto, forma ta jest uniwersalna: można ją wdrożyć niemal w każdym typie przedsiębiorstwa.
Jak wygląda taki dokument?
Jak wspomniano wyżej, dokument ten ma najczęściej od 1 do 6 stron plus załączniki. Zazwyczaj, będzie tych stron co najmniej 2.Dokument jest napisany raczej niedużą czcionką (sprawdza się czcionka bez szeryfowa typu Arial, w rozmiarze nie większym niż 11, a najlepiej 10). Dokument będzie krótki (np. 1-stronicowy) na wczesnym etapie przygotowania, gdzie dana koncepcja lub problem jest dopiero formowana. Wtedy celem jest szybkie naświetlenie danego problemu i zaplanowanie dalszych prac. Dokument powinien być przygotowany i prowadzony w natywnym języku dla danej organizacji. Może zawierać odniesienia do innych dokumentów czy raportów. W mojej ocenie, nie powinno być tych odniesień zbyt dużo.
Dla uproszczenia, na poniższej wizualizacji dokument krótki opisano używając angielskiej nazwy "1-pager", a dokument dłuższy "6-pager".
Układ treści takiego dokumentu może przedstawiać się następująco/
Oprócz zasadniczej treści, do dokumentu można i należy dodać załączniki. Mogą one zawierać rozbudowane dane, analizę scenariuszy, diagramy z rozpisanymi procesami, informacje źródłowe.
Bardzo istotną cechą takiego dokumentu jest to, że jego "życie" nie kończy się wraz z zakończeniem spotkania. Wręcz przeciwnie. Może się okazać, że będzie on nadal dopracowywany i rozbudowywany.
Dlaczego tak się dzieje?
I tu dochodzimy do zasadniczej kwestii. Dlaczego ta forma przekazywania informacji może być skuteczniejsza, niż np. prezentacja w PowerPoint? Może tak być dlatego, że forma ta zachęca do kolaboracji, zadawania pytań, przekazywania informacji zwrotnej. Prezentacja ma charakter jednostronny. Ok. jest związana z dyskusją, omawianiem problemu, ale ma to miejsce np. w notatkach spisywanych przez prelegenta. Ewentualne rozwinięcie, modyfikacja ma znowu formę jednokierunkowej prezentacji.
Krótki przykład 6-pagera
Na poniższym obrazku przedstawiłem skrócony szkic treści 6-pagera, dotyczącego rozwiązania problemu sprzedażowego w organizacji. Tak lakoniczną postać najczęściej będzie mieć ten dokument na wcześniejszym etapie prac. Tu jednak uwidacznia się jeszcze jedna zaleta tej formy: ułatwia on organizację tychże prac.
Podsumowanie
W niniejszym poście przedstawiłem Wam nową dla mnie formę komunikacji biznesowej. Wydaje mi się niezwykle intersującą. Wdrożenie jej oznacza istotną zmianę w sposobie pracy organizacji. Niemniej, wydaje mi się, że warto je rozważyć ze względu na możliwość osiągnięcia znaczącej poprawy efektywności, a tym samym, korzyści.
Podobał się Ci ten post? Zachęcam do subskrypcji!
Comments